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Tips Facturación Electrónica: Qué hacer cuando me rechazan una factura?

Para comenzar nuestra sección de tips en nuestro blog hoy presentamos que hacer en el caso que nos rechacen alguna factura.

Cada vez que emites una factura debes escoger el tipo Contado o Crédito. Cuando se opta por el primer caso, tu cliente no podrá rechazar la factura porque las Facturas de Tipo Contado son aquellas que debes emitir exclusivamente cuando ya te hayan pagado el total con antelación a la emisión de la factura.

Por otro lado, en caso de que hayas emitido una factura de tipo Crédito, tu cliente tiene 8 días para aceptarla o rechazarla y en caso de que no haga nada, al cabo de los 8 días se considera aceptada. En el caso de que tu cliente te rechace una factura, normalmente se debe a tres razones:

1.- Reclamo al Contenido del Documento

Un ejemplo muy frecuente es cuando tu cliente es una empresa grande y olvidas agregar en las referencias el número de la orden de compra que te hicieron.

Cuando tú emites una factura, tu software de facturación incluye toda la información contenida en ella en un archivo XML; esto incluye datos del cliente, fecha, folio, productos, etc. y si le agregas una referencia a una orden de compra, su folio también se incluye en este archivo, el cual es enviado al software de facturación de tu cliente donde él o ella pueden revisar si todos los datos son correctos y completos. Si esto no es así, o si se te olvidó incluir el número de orden de compra, tu cliente no podrá corroborar que la factura tiene los mismos productos, cantidades y precios que te solicitó y por ende, procederá a rechazar el documento.

 2.- Reclamo por Falta Parcial o Total de Mercaderías o Servicios

Acá la recomendación que te hacemos es tener mucho cuidado en relación a quién le entregas productos o servicios a crédito, ya que sólo se puede hacer factoring o cobrar judicialmente una factura que haya sido aceptada mediante Acuse de Recibo o no reclamada en el plazo (después de 8 días); es decir, una factura rechazada no se puede cobrar debido a que es el acuse de recibo el que le otorga el merito ejecutivo

3.- Ya se había ejecutado el pago

Ten en consideración que si emites una factura a crédito y tu cliente no la rechaza, estará obligado a pagarla, de hecho todo el mundo debería revisar sus facturas de proveedores y rechazar aquellas que no correspondan pero lamentablemente por un tema de tiempo muy pocos lo hacen. Acá el tema es que si tu cliente ya te pagó, deberías emitirle una factura en condición contado. Si te preguntas el porqué, ponte en el lado de él .

Un proveedor te brinda un servicio y se lo pagas, luego te emite una factura a crédito, pasan los 8 días y ya no la puedes rechazar y luego te emite otra factura igual al contado (esta no se puede rechazar), el resultado es que estás obligado a pagar la factura a crédito.

Recomendaciones Generales

  • 1.- Estar atento: Cada vez que emitas una factura, debes hacer seguimiento durante los primeros 8 días para enterarte a tiempo y ver qué medidas tomar. Ten en cuenta que las empresas grandes normalmente tienen ciclos de pago a proveedores demasiado lentos y pocas veces preocupan de avisarles a sus Pymes proveedoras sobre el rechazo, lo cual se traduce en problemas de flujos y falta de liquidez por dineros que nunca van a llegar
  • 3. Re-facturar en caso de ser necesario: Si ya anulaste la factura rechazada, sólo hay que proceder a refacturar si corresponde, asegúrate que los datos estén correctos y como recomendación, siempre es bueno pre visualizar la factura antes de emitirla.
  • 2. Anular Factura Rechazada: Cuando un cliente te rechaza una factura, significa implícitamente que no te la va a pagar ya que automáticamente queda excluida de sus gastos y de sus impuestos,  en tu caso, lamentablemente el  SII cobra impuestos por lo que facturas independientemente de si te pagan o no, así que la recomendación es anular la factura ya que de lo contrario, no sólo tendrás que pagar el IVA de la factura (en caso de que sea afecta) sino que también deberás pagar impuestos (en la renta anual) por todas las “utilidades” que te generó esa venta.

En resumen pueden ser varias las razones detrás del rechazo de una factura, pero lo que siempre debes tener en cuenta es que ante esta situación debes estar atento ya que puede significar tener que pagar impuestos por ventas no realizadas.

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